การดำเนินงานบริการยืมระหว่า่งห้องสมุด

สรุปกระบวนวิชา 009355 : บริการห้องสมุดและบริการสารสนเทศ (29/06/2011)


เรื่อง : การดำเนินงานบริการยืมระหว่า่งห้องสมุด

การดำเนินงานบริการยืมระหว่า่งห้องสมุด เป็นขั้นตอนหรือกระบวนการในการดำเนินการให้บริการผู้ใช้โดยบริการยืมระหว่างห้องสมุด ซึ่งจำเป็นจะต้องมีคณะกรรมการควบคุมการดำเนินงาน ปรับปรุงและพัฒนาห้องสมุด มีขั้นตอนดังนี้

การดำเนินงานบริการยืมระหว่า่งห้องสมุด

1. มีการจัดทำคู่มือ ซึ่งคู่มือดังกล่าวนั้นจะใช้เป็นคู่มือสำหรับทุกห้องสมุดในเครือข่ายเพื่อจะได้มีการให้บริการยืมระหว่างห้องสมุดอย่างเท่าเทียมกัน
2. มีการกำหนดมาตราฐานร่วมกัน กล่าวคือ เป็นการกำหนดมาตราฐานของการให้บริการยืมคืนระหว่างห้องสมุดเพื่อให้ทุกห้องสมุดที่อยู่ในเครือข่ายเดียวกันได้มีการให้บริการที่เป็นแบบแผนเดียวกัน ซึ่งจะก่อให้เกิดความสะดวกในการเข้าใช้และง่ายต่อความเข้าใจของผู้เข้ามาใช้บริการ
3. กำหนดรูปแบบรายการประสานงานระหว่างห้องสมุด กล่าวคือ ห้องสมุดแต่ละห้องสมุดที่อยู่ในเครือข่ายของบริการยืมคืนนั้นจะต้องกำนดรูปแบบการประสานงานระหว่างห้องสมุด เพื่อให้เกิดความเข้าใจที่ชัดเจนในการประสานงานแต่ละครั้ง และเป็นการช่วยลดความผิดพลาดในการให้บริการผู้ใช้ ซึ่งห้องสมุดที่ให้บริการเป็นผู้กำหนดนโยบายพิเศษของวิธีการยืมระหว่างห้องสมุด
   การพัฒนางานเพื่อความร่วมมือระหว่างห้องสมุด หรือการให้บริการยืมระหว่างห้องสมุดเป็นหน้าที่ของบรรณารักษ์อ้างอิงหรือบรรณารักษ์บริการตอบคำถาม เพราะโดยปกติแล้วบรรณารักษ์อ้างอิงจะเป็นผู้ให้บริการสืบค้นหาข้อมูลเพื่อตอบคำถามแก่ผู้ใช้เป็นประจำ จึงทำให้มีทักษะในการสืบค้นข้อมมูลที่รวดเร็วและคล่องแคล่ว อีกทั้งรู้จักแหล่งสืบค้นข้อมูลและฐานข้อมูลต่างๆเป็นอย่างดี ดังนั้นบรรณารักษ์อ้างอิงจึงเป็นผู้ทำหน้าที่จัดการให้บริการยืมระหว่างห้องสมุดเพื่อสามารถค้นหาฐานข้อมูลต่างๆได้โดยง่ายและรวดเร็ว

การดำเนินงานบริการยืมระหว่า่งห้องสมุด แบ่งออกเป็น 2 ประเภทด้วยกันดังนี้
1. การดำเนินงานด้วยระบบมือ (Non-automated ILL) เช่น การติดต่อทาง E-mail การติดต่อทางไปรษณีย์ การติดต่อทางโทรศัพท์ หรือการกรอกแบบฟอร์มที่แต่ละห้องสมุดกำหนดไว้ให้ อาจจะกรอกแบบฟร์อมในกระดาษ หรือโพสลงในแบบฟอร์มบนอินเทอร์เน็ตที่ห้องสมุดแต่ละแห่งกำหนดไว้ให้บริการแก่ผู้ใช้ แต่ข้อเสียของวิธีนี้อาจก่อให้เกิดความล่าช้า เพราะบางห้องสมุดอาจมีจำนวนบรรณารักษ์ที่ให้บริการยืมระหว่างห้องสมุดน้อย จึงให้บริการผู้ใช้ได้ช้า และข้อมูลที่ได้อาจจะไม่ครบถ้วนสมบูรณ์ตรงต่อความต้องการของผู้ใช้ได้ ซึ่งแต่ละห้องสมุดอาจจะต้องมีการปรับปรุงหรือแก้ไขการให้บริการดังนี้
- ควรกำหนดมาตรฐานในการปฏิบัติงานให้เป็นมาตรฐานเดียวกันและต้องมีการจัดทำรายการบรรณานุกรมและรายการอ้างอิงที่จะใช้ค้นหาสารสนเทศที่ต้องการ
- ควรมีการจัดทำแบบฟอร์ม (Manual request) เดียวกันจะช่วยให้การกรอกข้อมูลไม่ผิดพลาดหรือเกิดความผิดพลาดได้น้อย อีกทั้งป้องกันการลืมกรอกข้อมูลที่สำคัญ ซึ่งแบบฟอร์มที่ดีและการกรอกข้อมูลที่ดี ถูกต้องจะช่วยให้สถาบันผู้ให้ยืม (Lending Library) ปฏิบัติงานได้เร็วขึ้น

แบบฟอร์มการส่งเอกสารของบริการยืมระหว่างห้องสมุด

การกรอกแบบฟอร์มหรือการดำเนินงานด้วยระบบมือ

2. การดำเนินงานในระบบอัตโนมัติ (Automated ILL) เป็นวิธีการที่ผู้ใช้สามารถค้นออนไลน์ผ่านระบบเครือข่าย ทั้งในระดับท้องถิ่นและระดับนานาชาติไปยังฐานข้อมูลของสถาบันหรือหน่วยงานบริการสารสนเทศอื่นๆ ซึ่งเป็นวิธีการที่ช่วยในการเข้าถึงสารสนเทศของผู้ใช้ให้ง่าย เป็นจำนวนมาก และรวดเร็วขึ้น
- การยืมระหว่างห้องสมุดผ่านเครือข่ายอินเทอร์เน็ตนั้นจะช่วยทำให้ทราบว่าที่ไหนมีทรัพยากรสารสนเทศใดบ้าง ซึ่งจะช่วยให้การยืมมีความสะดวกและง่ายขึ้น 
- การยืมระหว่างห้องสมุดผ่านเครือข่ายอินเทอร์เน็ต ทำให้สถาบันที่สามารถตัดสินใจได้ง่ายขึ้นว่า ควรเลือกยืมทรัพยากรสารสนเทศจากสถาบันแห่งใดมากที่สุด ซึ่งอาจจะช่วยทำให้ประหยัดค่าใช้จ่ายและได้รับบริการที่ดีที่สุด

การดำเนินงานด้วยระบบอัตโนมัติสืบค้นออนไลน์ผ่านระบบเครือข่าย

การคิดค่าบริการในการให้ยืมระหว่างห้องสมุด มีดังต่อไปนี้
1. การให้บริการยืมระหว่างห้องสมุด ควรมีการคิดค่าบริการจากผู้ใช้ทั้งนี้อย่างน้อยเพื่อให้สถาบันสารสนเทศมั่นใจว่า ผู้ใช้จะมารับรายการที่ยืมไว้แน่นอน และผู้ใช้ก็มั่นใจว่าสถาบันสารสนเทศจะต้องดำเนินการให้บริการอย่างแน่นอน
2. การคิดค่าบริการสำหรับบริการพิเศษ เช่น ค่าใช้บริการสืบค้นข้อมูลออนไลน์ ค่าค้นฐานข้อมูล เนื่องจากขั้นตอนในการให้บริการนั้นจะมีค่าใช้จ่ายต่า่งๆ ดังต่อไปนี้ ค่าไปรษณีย์ ค่าประกันความเสียหาย ค่าถ่ายเอกสาร และค่าบริการจากสถาบันของผู้ให้ยืม เป็นต้น
การดำเนินการเมื่อได้รับเอกสาร
1. แจ้งผู้ขอทันที กล่าวคือ เมื่อผู้ใช้บริการได้รับเอกสารที่ต้องการแล้วจะต้องมีการแจ้งให้ผู้ให้บริการหรือสถาบันสารสนเทศที่ให้บริการทราบว่าได้รับเอกสารแล้ว เพื่อเป็นการยืนยันว่าได้รับเอกสารจริง
2. จัดการให้มีการส่งคืนตามกำหนด กล่าวคือ เมื่อผู้ใช้ได้รับเอกสารที่ต้องการแล้วและได้ใช้ข้อมูลจากเอกสารที่รับตรงกับความต้องการหรือจุดประสงค์ที่กำหนดไว้เสร็จเรียบร้อยแล้ว ก็ต้องส่งคืนแก่สถาบันที่ให้บริการ เพื่อนำเอกสารที่ยืมนั้นไปหมุนเวียนให้ผู้อื่นใช้อีกต่อไป
ข้อคำนึงด้านจริยธรรมและกฎหมาย
   การให้บริการยืมระหว่างสถาบันสารสนเทศเป็นบริการที่จะต้องมีความเกี่ยวข้องกับเรื่องของกฎหมายลิขสิทธิ์ค่อนข้างมาก เนื่องจากต้องมีการทำสำเนาบทความจากหนังสือ วารสาร วัสดุย่อส่วน โปรแกรมคอมพิวเตอร์ และวัสดุสถาบันอื่นๆ ซึ่งการคัดลอกหรือสำเนางานของผู้อื่นนั้น แม้บางเรื่องจะไม่ผิดกฎหมายแต่ก็ควรคำนึงถึงจริยธรรมในการคัดลอกงานของผู้อื่นด้วย
   ดังนั้นก่อนการให้บริการยืมระหว่างห้องสมุดควรขออนุญาตเจ้าของผลงานก่อนเพื่อเป็นการให้เกียรติและป้องกันการละเมิดกฎหมายลิขสิทธิ์ ควรแจ้งให้ผู้ใช้ทราบเกี่ยวกับสิทธิในการทำสำเนา โดยอาจติดไว้ที่เคาน์เตอร์ยืม-คืน หรือที่บริการยืมระหว่างสถาบัน

ป้องกันการละเมิดกฎหมายลิขสิทธิ์